n8n-Automatisierung für Collmex
Workflow-Orchestrierung – verbinden Sie Collmex mit allen Ihren Tools
Was ist n8n?
n8n ist eine leistungsstarke Open-Source-Automatisierungsplattform zur Workflow-Orchestrierung. Mit dem visuellen Editor können Sie Workflows per Drag & Drop gestalten – für komplexere Logik nutzen Sie JavaScript-Nodes. n8n bietet als Open-Source-Plattform volle Kontrolle, keine Vendor Lock-ins und unbegrenzte Workflows – ohne laufende Lizenzkosten.
Als Collmex-Partner-Spezialisten integrieren wir n8n nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und schaffen automatisierte Workflows, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und Ihre Geschäftsprozesse effizienter machen.
10 Automatisierungs-Szenarien für Collmex + n8n
📧 E-Commerce Integration
Neue Bestellungen aus Shopify, WooCommerce oder Magento werden automatisch als Aufträge in Collmex angelegt. Lagerbestände synchronisieren sich in Echtzeit zwischen Shop und ERP.
Erspart: 2-3 Stunden tägliche Dateneingabe
Workflow: Shop → Webhook → n8n → Collmex API → Bestätigung an Shop
💳 Automatische Rechnungserstellung
Zahlungseingänge über PayPal, Stripe oder Banken werden erkannt, Rechnungen automatisch erstellt und per E-Mail versendet – inklusive PDF-Anhang.
Erspart: 5-10 Minuten pro Rechnung
Workflow: Payment Provider → n8n → Collmex Rechnung → PDF-Export → E-Mail-Versand
🔄 Pimcore + Collmex Sync
Produktdaten aus Pimcore (PIM) werden automatisch mit Collmex synchronisiert. Preise, Beschreibungen und Artikelnummern werden kontinuierlich synchronisiert. Neue Artikel in Collmex werden automatisch in Pimcore angelegt.
Unser Spezialgebiet: Master Data Management + ERP
Workflow: Pimcore → n8n → Collmex API ↔ bidirektional
📊 CRM-Synchronisation
Kundendaten aus HubSpot, Salesforce oder anderen CRM-Systemen werden mit Collmex abgeglichen. Änderungen fließen bidirektional – Aufträge aus Collmex werden im CRM sichtbar, CRM-Kontakte werden als Collmex-Kunden angelegt.
Erspart: Doppelte Datenpflege, reduziert Fehlerquoten
Workflow: CRM ↔ n8n ↔ Collmex API (bidirektional)
📦 Lagerbestandsüberwachung
Benachrichtigungen per Mattermost, Slack, Teams oder E-Mail, wenn Lagerbestände kritisch werden. Automatische Bestellvorschläge an Lieferanten basierend auf Mindestbestand und historischem Verbrauch.
Verhindert: Lieferengpässe und verpasste Umsätze
Workflow: Collmex API (Polling) → n8n → Mattermost/Slack/Teams/E-Mail
📁 Dokumenten-Management
Rechnungen, Lieferscheine und Belege werden automatisch in Google Drive, Dropbox oder SharePoint archiviert – strukturiert nach Datum, Kunde und Dokumenttyp. Inklusive OCR-Erkennung für eingehende Belege.
Erspart: Manuelle Ablage, erleichtert Buchhaltung
Workflow: Collmex PDF → n8n → Cloud Storage (Google Drive/Dropbox)
🔔 Multi-System-Orchestrierung
Komplexe Workflows über mehrere Systeme hinweg: Neue Bestellung im Shop → Collmex-Auftrag → Versanddienstleister-Buchung → Tracking-Info an Kunden → CRM-Update → Umsatzmeldung an Mattermost oder Slack.
End-to-End-Automatisierung ohne manuelle Schritte
Workflow: Shop → Collmex → Versand-API → E-Mail → CRM → Notification
⚠️ Fehlerbehandlung & Monitoring
Überwachen Sie alle Workflows: Fehlgeschlagene API-Calls werden automatisch wiederholt, bei kritischen Fehlern erfolgt Benachrichtigung per E-Mail/Mattermost/Slack. Workflow-Status-Dashboard zeigt Erfolgsquoten.
Zuverlässigkeit & Transparenz
Feature: Error Workflow, Retry-Mechanismen, Monitoring-Dashboard
⏰ Zeit-basierte Workflows
Automatische Berichte zu festen Zeiten: Täglicher Umsatzreport um 8:00 Uhr, wöchentlicher Lagerbestandsbericht montags, monatliche Forderungsliste am Monatsende. Per E-Mail, Mattermost oder Slack.
Regelmäßige Insights ohne manuellen Aufwand
Workflow: Cron Schedule → Collmex API → Datenaufbereitung → E-Mail/Mattermost/Slack
🌐 Webhook-basierte Trigger
Externe Systeme können Workflows triggern: Formular-Einsendung auf Website → automatische Rechnung in Collmex → Bestätigungs-E-Mail. Ideal für Dienstleistungs-Buchungen, Event-Registrierungen, etc.
Flexibel & erweiterbar
Workflow: Webhook-Empfang → Validierung → Collmex → Confirmation
Technische Details: Collmex API + n8n
Collmex API-Integration
Collmex bietet eine umfassende CSV-basierte API, über die nahezu alle Funktionen automatisiert werden können. n8n kommuniziert per HTTP-Requests mit der Collmex-API und überträgt Daten im CSV-Format.
- Authentifizierung: API-Key + Session-Management
- Supported Entities: Kunden, Lieferanten, Artikel, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungen, Lagerbestände
- Operationen: CREATE, READ, UPDATE, DELETE (CRUD)
- Format: CSV-Import/-Export über HTTP POST
n8n Custom Nodes & Templates
Wir entwickeln Custom n8n-Nodes für Collmex, die die API-Kommunikation vereinfachen. Statt manueller CSV-Formatierung verwenden Sie intuitive Formulare im n8n-Editor.
- Collmex Customer Node: Kunden anlegen/aktualisieren
- Collmex Product Node: Artikel verwalten
- Collmex Order Node: Aufträge erstellen
- Collmex Invoice Node: Rechnungen generieren
- Workflow-Templates: Vorgefertigte Workflows zum Copy & Paste
Wie läuft ein n8n-Setup beispielsweise ab?
1. Anforderungsanalyse (1-2 Stunden)
Video-Call: Wir besprechen Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren Automatisierungspotenziale und priorisieren Use Cases nach ROI.
2. n8n-Installation & Konfiguration (2-4 Stunden)
Hosting-Setup (Docker-basiert), Collmex-API-Zugang einrichten, Sicherheits-Konfiguration (SSL, Firewall), initiale Workflow-Vorlagen anlegen.
3. Workflow-Entwicklung (je nach Umfang)
Implementierung der priorisierten Workflows, Testing mit Testdaten, Fehlerbehandlung & Monitoring einrichten, Dokumentation erstellen.
4. Schulung & Go-Live (1-2 Stunden)
Einführung in n8n-Editor, Anpassung einfacher Workflows, Monitoring-Dashboard-Training, Go-Live mit ausgewählten Workflows.
5. Support & Erweiterung (optional)
Laufender Support bei Fragen, Erweiterung um neue Workflows, Performance-Optimierung, Updates & Wartung.
🤖 KI-Agents & Chatbots in n8n-Workflows
Kundenanfragen manuell beantworten, Dokumente manuell klassifizieren, Support-Tickets manuell routen – KI-Agents in n8n-Workflows können Ihre Mitarbeiter massiv entlasten und Kundenservice rund um die Uhr verfügbar machen.
KI-gestützte n8n-Workflows für Ihr Team:
- Intelligente Chatbots: KI-Chatbots in n8n beantworten Kundenanfragen zu Bestellstatus, Versandzeiten, Produktinfos automatisch – leiten nur komplexe Fälle an Mitarbeiter weiter
- E-Mail-Klassifizierung: KI analysiert eingehende E-Mails und routet sie automatisch an die richtige Abteilung – Support, Vertrieb, Buchhaltung
- Dokumenten-Extraktion: KI liest Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen automatisch aus und trägt Daten in Collmex ein – keine manuelle Dateneingabe mehr
- Sentiment-Analyse: KI bewertet Kundenanfragen nach Dringlichkeit und Stimmung – kritische/verärgerte Kunden werden priorisiert behandelt
- Natural Language Triggers: Starten Sie Workflows per natürlicher Sprache – "Erstelle Rechnung für Kunde XY" → n8n versteht und führt aus
Realistisches Szenario: Ein E-Commerce-Unternehmen implementiert einen KI-Chatbot in n8n-Workflows. Der Chatbot beantwortet Standardfragen zu Bestellstatus, Versandzeiten und Produktverfügbarkeit automatisch. Nur komplexe Anfragen werden an Support-Mitarbeiter weitergeleitet – Kunden erhalten sofort Antworten statt Stunden zu warten.
Warum n8n + Collmex mit Yii-Spot?
✓ Collmex-Expertise
Wir kennen die Collmex-API im Detail und haben bereits zahlreiche Integrationen umgesetzt – inklusive Edge Cases und Fallstricke.
✓ n8n-Spezialisierung
Praktische n8n-Erfahrung mit Collmex-Automatisierung, bewährte Workflow-Muster und Best Practices für Fehlerbehandlung & Performance.
✓ Hosting inklusive
Wir kümmern uns um sichere, skalierbare Infrastruktur in Deutschland (DSGVO-konform), inklusive Backups, Updates und Monitoring.
✓ Flexibel & erweiterbar
Visueller Workflow-Editor für Standard-Nodes, JavaScript-Programmierung für komplexe Logik – wir entwickeln die Integration, Sie können später Anpassungen vornehmen.
Bereit für Workflow-Automatisierung?
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung zu n8n + Collmex Integration per Video-Call oder E-Mail.
📧 office@yii-spot.com